Kształtowanie odpowiedniego zapasu produktów w sklepie to jedno z fundamentalnych zagadnień decydujących o sukcesie biznesowym sklepu. O ile w sklepach sieciowych za zarządzanie zapasami odpowiadają menadżerowie poszczególnych kategorii, mający odpowiednią wiedzę i narzędzia analizujące zapasy, to w mniejszych sklepach zarządzanie zapasami jest w ogromnym stopniu uzależnione od intensywnej pracy zazwyczaj jednego człowieka.
Właściwe zarządzanie zapasami to nic innego, jak znajdowanie równowagi między utrzymaniem bezpiecznego zapasu i bieżącą sprzedażą. Niestety jest to o tyle trudne że dotyczy dużej ilości produktów których sprzedaż należy analizować indywidualnie, a dodatkowo proces ten może być obciążony błędami wynikającymi z niewłaściwie dobranego asortymentu lub błędnie zorganizowanej ekspozycji! W efekcie w wielu sklepach zapas produktu nie jest analizowany lub taka analiza jest robiona zbyt rzadko lub wyłącznie „na wyczucie”.
Problemem jest to, że błędy w zarządzaniu zapasami są często niezauważane przez personel i właściciela sklepu. W większości kategorii w małych sklepach można znaleźć produkty, których zapas na półce przekracza 6 miesięcy, a z drugiej strony, pojedyncze facingi najlepiej sprzedających się produktów powodują, że nawet w przypadku braku towaru jest on często niezauważony i mija sporo czasu zanim produkt zostaje zamówiony i ponownie trafi na półkę.
Oto kilka wskazówek pomocnych przy zarządzaniu asortymentem w mniejszych sklepach:
1. Korzystaj z kalendarza sprzedaży sezonowej – bądź świadom tego, które produkty i w którym momencie mogą sprzedawać się intensywniej. Prowadzenie kalendarza „sezonowości” spowoduje, że towar będzie na czas i nic nie umknie. Cały czas szukaj pomysłów na nowe ciekawe produkty sezonowe – to się opłaca, ponieważ produkty sezonowe sprzedają się tak jak impulsy! – zwiększając w ten sposób ilość impulsów w sklepie, masz okazję zwiększyć średnią wartość koszyka. Nowe pomysły na sprzedaż sezonową zawsze będą się pojawiały – o ile większy zapas majonezu w okresie przedświątecznym lub zsiadłe mleko w lecie, to oczywista konieczność, to na tej samej zasadzie warto zadbać o sezonową sprzedaż np. łopat do śniegu w okresie obfitych zimowych opadów.
2. Sprawdzaj prognozę pogody – szczególnie w okresie letnim dobra pogoda napędza koniunkturę w sklepie – prognoza pogody to dobra wskazówka dotycząca budowania zapasu piwa, napojów czy produktów na grilla.
3. Jeżeli uzgodniłeś z przedstawicielem jednego z producentów większą niż zazwyczaj ekspozycję (np. dodatkową ekspozycję paletową), to z góry możesz założyć, że taka „obfitsza” ekspozycja sprzeda więcej.
4. Ponad wszystko zadbaj o to, aby nie przetowarować się niemarkowymi produktami oferowanymi „jednorazowo w wyjątkowo korzystnej cenie”. Wbrew zasadzie 3C (Cena Czyni Cuda) – kiepski produkt nawet w bardzo dobrej cenie nie będzie miał oszałamiających wzrostów, lecz zamiast tego klienci będą odbierać produkt jako „wyprzedażowy” lub „taniochę o podejrzanej jakości”. Jeszcze kilka lat temu duża część prywatnych sklepów spożywczych była zatowarowana herbatami konfekcjonowanymi „garażowo”, które pomimo atrakcyjnej ceny okazały się niesprzedawalne.
5. Zarówno mniejsze sklepy, jak i całe sieci franczyzowe, często korzystają z tzw „deali”, czyli wyjątkowej okazji zakupu po atrakcyjnej cenie większej ilości danego produktu. Niezależnie od tego, że jest to okazja do wypracowania lepszej marży lub zaoferowania klientom sklepu atrakcyjniejszych cen, to niestety taki sposób zaopatrywania się ma również poważną wadę – na skutek korzystania z „dealu” osłabiona jest możliwość zaopatrywania się w produkty substytucyjne, ponieważ prowadziłoby to do niebezpiecznie wysokiego zapasu.
6. Utrzymanie właściwego zapasu produktu nie jest łatwe – zazwyczaj problemy z tym związane nie są widoczne, ponieważ braki kilku produktów na półce bardzo łatwo wypełnić innymi produktami – w ten sposób braki nie są widoczne, a nadmierny zapas produktów słabo sprzedających się wygląda po prostu, jak obfita ekspozycja towaru. Sytuacja staje się zupełnie inna, jeżeli ekspozycja jest zarządzana przy pomocy planogramów – a szczególnie wtedy, gdy zastosowana zostaje zasada: puste miejsce po brakującym produkcie pozostaje jako puste miejsce. Dopiero wtedy okazuje się, że braki na półce zazwyczaj dotyczą produktów należących do czołówki sprzedażowej. To z kolei oznacza, że są to produkty chętnie kupowane przez klientów, więc ich brak szczególnie szybko zniechęca klientów i tym samym osłabia lojalność w stosunku do sklepu. Gorąco zachęcam do sprawdzania, czy taka sytuacja nie ma miejscu w sklepie. Najłatwiej można to zrobić, przygotowując dla każdego segmentu produktów listę top selerów, a następnie wdrożyć procedurę sprawdzania obecności tych produktów w ekspozycji.
7. Im krótsze terminy do spożycia, tym bardziej ryzykowne i trudne jest optymalizowanie zapasu. Warto zwracać szczególną uwagę na właściwy zapas najlepiej sprzedających się produktów z kategorii owoce/warzywa, kategorii nabiałowych oraz wędlin i mięsa. Właśnie w tych kategoriach nadmierny zapas grozi dużymi stratami, z kolei mały zapas rujnuje atrakcyjność sklepu w oczach klientów. Podziwiam sklepy które potrafią na tyle skutecznie regulować zapasem produktu, że decydują się na sprzedaż np. śmietanki kremowej w woreczku o terminie przydatności 5 dni!
8. Nie zezwalaj na częste przesuwanie najlepiej sprzedających się produktów w ekspozycji – te produkty powinny mieć stałą lokalizację w ekspozycji. Takie podejście ułatwia klientom robienie zakupów, a personelowi sklepu ułatwi pilnowanie obecności i zapasu.
9. Pamiętaj, że im bardziej rozdrobniony i liczniejszy asortyment, tym trudniej zarządzać jego zapasem. Nadmiernie rozdrobniony asortyment prowadzi do chaosu i praktycznie uniemożliwia optymalizację zapasów.
10. Wiele systemów sprzedażowo-magazynowych dość skutecznie podpowiada jakiej wielkości powinny być kolejne zamówienia tak, aby zapas był optymalny. Ta funkcjonalność działa prawidłowo pod warunkiem że:
a. kartoteka produktów jest prowadzona sumiennie i na bieżąco,
b. personel sklepu nie sprzedaje towarów na kody innych towarów (niestety dość często spotykana praktyka),
c. inwentaryzacje są przeprowadzane odpowiednio często, aby niwelować skutki błędów przy przyjęciach towaru oraz kradzieży,
d. przyjmowanie towaru jest przeprowadzane sumiennie, tzn. produkty są przyjmowane na stan wyłącznie na swoje kody (czyli np. każda wersja smakowa produktu na oddzielny kod).
11. Należy pamiętać, że mówiąc o zapasie zawsze trzeba rozważać zapas w odniesieniu do pojedynczego produktu, a nie grupy produktów, np. w źle zarządzanym sklepie znajduję na półce Ptasie Mleczko o smaku śmietankowym i kokosowym, lecz nie znajduję smaku waniliowego – to zadziwiająco często spotykany w sklepach błąd. Ten błąd może wywodzić się z błędnych decyzji asortymentowych (detalista nie kupuje podstawowego smaku Ptasiego Mleczka) lub z błędnie liczonego dla wszystkich produktów marki Ptasie Mleczko zapasu, który nie uwzględnia różnic w odsprzedawalności poszczególnych smaków.
12. Zarządzając zapasem produktu warto dodatkowo korzystać z planogramów. Jedna z typowych funkcji programów generujących planogramy przedstawia zapas produktów w postaci graficznej. W ten sposób można bardzo łatwo zdiagnozować te obszary ekspozycji, których ustawienie utrudnia właściwe zarządzanie zapasem.
PIOTR KUCHARZYK
Specjalista w zakresie Trade Marketingu i Zarządzania Kategoriami
