Obowiązek prowadzenia i należytego przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem jest jednym z obowiązków nałożonych na pracodawcę. Ma on służyć nie tylko zabezpieczeniu informacji o zatrudnieniu dla stron umowy, ale także umożliwić kontrolę wykonywania innych obowiązków z zakresu prawa pracy, a nadto umożliwić weryfikację prawidłowości naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Na dokumentację pracowniczą składają się:
(1) dokumentacja osobowa, którą stanowią akta osobowe pracownika i inne dokumenty takie, jak: kartoteki i ewidencje oraz (2) dokumentacja płacowa, na którą składają się dokumenty dotyczące wysokości wypłacanego wynagrodzenia.
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te składają się z trzech części:
(1) części A obejmującej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, (2) części B, w której znajdować się powinny dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę) oraz przebiegu zatrudnienia (m.in. orzeczenie lekarskie, umowa o zakazie konkurencji, kary porządkowe, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia pracodawcy) oraz części C, w której winny znajdować się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy). Oprócz akt osobowych, pracodawca winien prowadzić dokumentację chorób zawodowych i wypadków oraz – odrębnie dla każdego pracownika – ewidencję czasu pracy obejmującą m.in. kartę ewidencji czasu pracy. Do powyższej ewidencji pracodawca dołącza wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca jest zobowiązany jako płatnik składek do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u pracodawcy. W obowiązującym stanie prawnym brak normy, która bezpośrednio określałaby długość przechowywania pozostałej dokumentacji pracowniczej. Pojawiają się głosy, by stosować do okresu jej przechowywania normę zawartą w art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która nakłada na pracodawcę postawionego w stan upadłości lub likwidacji obowiązek wskazania podmiotu prowadzącego działalność w zakresie przechowywania dokumentacji do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: (1) od dnia zakończenia pracy u pracodawcy – dla dokumentacji osobowej i (2) od dnia wytworzenia –dla dokumentacji płacowej. Z punktu widzenia interesu pracodawcy istotne jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej (innej niż płacowa) co najmniej przez okres równy terminowi przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (zgodnie z normą ogólną wyrażoną w art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne). Na zakończenie warto przypomnieć, że zgodnie z art. 281 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników lub pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
