W przypadku zatrudnienia pracownika na stanowisko, które wymaga od niego częstego przemieszczania się, w tym na duże odległości, jednym z niezbędnych narzędzi pracy staje się dla niego samochód służbowy. Może on stanowić własność pracodawcy; istnieje jednak także opcja, aby pracownik korzystał z posiadanego przez siebie samochodu do celów zawodowych.
Jeżeli samochód służbowy jest własnością pracodawcy, stanowi on jego mienie, które zostaje powierzone pracownikowi. Szczegóły tej kwestii regulują dokumenty wewnętrzne, przyjęte indywidualnie przez pracodawcę, np. regulamin korzystania z samochodów służbowych. W takim regulaminie pracodawca może określić zasady przekazania i zwrotu samochodu pracownikowi, obowiązki pracownika związane z użytkowaniem samochodu, reguły dotyczące bezpieczeństwa, postępowania w przypadku wypadków. Można w nim doprecyzować też zasady odpowiedzialności pracownika za powierzony mu samochód, finansowanie lub dofinansowanie kosztów jego eksploatacji. Najczęściej każde wydanie pracownikowi auta służbowego wiązać się będzie z zawarciem odrębnej umowy z pracodawcą. Warto wspomnieć, że odpowiedzialność pracownika za nieumyślne wyrządzenie szkody pracodawcy w związku z użytkowaniem samochodu służbowego została ograniczona do 3-miesięcznego wynagrodzenia tego pracownika. Odstępstwo od tej reguły powstanie w przypadku wyrządzenia szkody pracodawcy celowo (umyślnie), lub jeżeli samochód służbowy zostanie pracownikowi powierzony z obowiązkiem zwrotu, co zostanie wyraźnie wskazane w umowie.
Odmiennie od strony prawnej wygląda wykorzystywanie przez pracownika własnego samochodu do celów służbowych. Podstawą takiego działania musi być umowa cywilnoprawna pracodawcy z pracownikiem. Jednocześnie ustawa nie precyzuje, co dokładnie powinna zawierać taka umowa. Stwierdzić należy, że jej elementami koniecznymi powinny być zgoda pracodawcy na wykorzystywanie przez pracownika jego samochodu do celów służbowych, jak również zakres i zasady użytkowania i wykorzystania samochodu. W przypadku zawarcia odpowiednich postanowień w umowie, pracodawca jest bezwzględnie zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów związanych z jego eksploatacją (opłaty związane z autostradą, koszty parkingu). Zasady dokonywania zwrotu kosztów w pewnym zakresie reguluje również Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku. Zgodnie z tym aktem prawnym koszty używania pojazdów do celów służbowych, do jazd lokalnych, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż te w nim wskazane. Dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi ona 0,8358 zł. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć określonego limitu, także wynikającego z rozporządzenia.
Zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych następuje w formie ryczałtu, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia na rzecz pracodawcy.
autor: Tomasz Lisewski
Przeczytaj także: Status małego podatnika
