Przedsiębiorca prowadzący placówkę handlową, planując poszerzenie lub zmianę grona pracowników prowadzi, niekiedy liczne, procesy rekrutacyjne. Celem handlowca w takiej sytuacji jest wybór kandydata z odpowiednim doświadczeniem i wykształceniem, które umożliwi mu najlepszą realizację obowiązków pracowniczych. Powstaje pytanie, w jakim zakresie przyszły pracodawca może weryfikować i kontrolować takie informacje dotyczące kandydata do pracy.
Zakres informacji, których może domagać się pracodawca od kandydata określają przepisy Kodeku Pracy. Zgodnie z art. 221 § 1 w tym katalogu znajdują się informacje dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, jak i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Te dane można od kandydata pozyskiwać wyłącznie wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Ich udostępnienie na rzecz pracodawcy odbywa się na podstawie oświadczenia pracownika (np. zamieszczenia ich w wysłanym przez niego w odpowiedzi na ofertę pracy CV), a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydatów w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
W taki sposób tę sprawę regulują przepisy. Pytanie jakie konsekwencje praktyczne ma to dla pracodawcy. Co w sytuacji, gdy np. przedkładana mu kserokopia dyplomu zagranicznej uczelni wzbudzi wątpliwości co do jej autentyczności? Do takiego stanu faktycznego odniósł się Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), tworząc wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych w wydanym poradniku dla pracodawców.
W tym dokumencie UODO zajął stanowisko, zgodnie z którym zwrócenie się przez pracodawcę do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom jest niedopuszczalne. Urząd stwierdził, iż polski prawodawca co do zasady nie przewidział w przepisach krajowych uprawnień do występowania do innych podmiotów celem potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych w toku rekrutacji przez kandydata. Takie działanie ma również nie znajdować oparcia w żadnej z podstaw legalnego przetwarzania danych osobowych, w tym nie stanowi uzasadnionego interesu pracodawcy w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit f RODO. UODO stwierdził, iż skoro udostępnienie pracodawcy określonych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, praktyka weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata naruszałaby jego prawa i wolności.
Zgodnie z wytycznymi, praktyka pozyskiwania zgód od kandydata na weryfikowanie prawdziwości oświadczeń i danych zawartych w dokumentach również nie znajduje oparcia w przepisach RODO, jako że zgodzie tej brakowałoby przymiotu dobrowolności, co czyniłoby ją nieskuteczną.
UODO wskazuje, że jeżeli istnieją podejrzenia, że dany dokument został sfałszowany, pracodawca powinien złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa podrobienia lub przerobienia dokumentów.
Pamiętać należy jednocześnie, że odpowiedzialność za zatrudnienie pracownika, który może nie mieć odpowiednich kwalifikacji lub uprawnień obciąża pracodawcę. Każda wątpliwość w tym zakresie powinna być zatem przez pracodawcę traktowana poważnie
Autor: Tomasz Lisewski
