Świadomość firm na temat przydatności systemów ERP systematycznie rośnie. Coraz więcej z nich jest zainteresowanych usprawnieniem procesów biznesowych i lepszym wykorzystaniem zasobów przedsiębiorstwa. Wiele firm obawia się jednak skomplikowanego procesu wdrożenia systemu ERP. Czy faktycznie jest to trudne? Sprawdź procedurę krok po kroku i dowiedz się, jak sprawnie wdrażać nowoczesne systemy ERP.
Warunki skutecznego wdrożenia ERP
Nie istnieje jedna skuteczna metoda na wdrożenie oprogramowania ERP. Zazwyczaj jest to dość złożony proces, który przebiega nieco inaczej w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, jego struktury organizacyjnej i innych czynników. Aby “bezboleśnie” wdrożyć system ERP, warto pamiętać o spełnieniu pewnych warunków. Procedura ma największe szanse na sukces jeśli:
- przedsiębiorca w pełni zaangażuje się w projekt i zachęci do tego swój zespół,
- pracownicy przełamią swoją niechęć do zmian i otworzą się na rozwiązania ułatwiające realizację rozmaitych procesów zachodzących w firmie,
- będzie realizowana metodycznie, według wcześniejszych założeń,
- cele i oczekiwane rezultaty zmian będą określone z góry, podobnie jak sposób ich wdrażania i obowiązki poszczególnych członków zespołu.
Systemy informatyczne ERP mają na celu przede wszystkim ułatwienie zarządzania przedsiębiorstwem i optymalizację wielu procesów. Są złożone, dlatego ich wdrażanie wymaga czasu i energii, ale zazwyczaj przynoszą wymierne korzyści. Warto również pamiętać o starannym wyborze dostawcy systemu ERP, ponieważ tylko właściwie dobrane funkcje i rozwiązania przyniosą oczekiwane rezultaty.
Program ERP – wdrożenie krok po kroku
Wdrożenie systemu ERP powinno być procesem wieloetapowym. Składa się z:
- diagnozy i analizy przedwdrożeniowej – pozwalających na określenie potrzeb danego przedsiębiorstwa i rozpoznanie stojących przed nim wyzwań;
- przedstawienia planu implementacji – określenia projektu wdrożeniowego oraz oczekiwanych wyników;
- budowy – to etap, podczas którego następuje instalacja systemu, jego konfiguracja techniczna oraz migracja danych, a także szkolenie pracowników;
- uruchomienia – rozpoczęcia pracy z systemem, najlepiej pod okiem specjalistów dostarczających oprogramowanie ERP.
Implementacja i uruchomienie to nie koniec pracy. System ERP wymaga współpracy pomiędzy firmą wdrożeniową i wdrażającą również w późniejszym okresie. Pomaga to cieszyć się skutecznym, praktycznym rozwiązaniem.
Jak może wyglądać wsparcie powdrożeniowe?
Decydując się na system ERP, warto sprawdzić, czy dostawca oferuje wsparcie powdrożeniowe. To bardzo ważny czynnik decydujący o tym, czy zintegrowany system informatyczny do zarządzania przedsiębiorstwem faktycznie usprawni jego pracę. Dobrym rozwiązaniem jest możliwość zdalnego kontaktu z konsultantami – np. online lub telefonicznie. Ważne, aby wsparcie nie było ograniczone czasowo i dostępne w każdym momencie. W przypadku systemów chmurowych dostępnych za pośrednictwem przeglądarek internetowych stały dostęp do pomocy specjalistów jest coraz częściej stosowanym elementem oferty.
Ile czasu zajmuje wdrożenie?
Wdrożenie systemu klasy ERP to dość długotrwały proces. Czas jego wdrażania liczy się w miesiącach. Dokładny termin jest zależny od kilku czynników, w tym:
- struktury systemu ERP (zależnej od wybranego dostawcy),
- wybranych funkcjonalności,
- konieczności wdrożenia indywidualnych rozwiązań,
- zaangażowania przedsiębiorstwa,
- posiadanych zasobów.
Kompleksowe wdrożenie systemu ERP może trwać nawet rok, szczególnie jeśli jest on dostosowany w sposób indywidualny do potrzeb przedsiębiorstwa. Standardowo jest to kilka miesięcy, a pojedynczą funkcjonalność wdrażaną np. w związku z rozwojem przedsiębiorstwa można zaimplementować w kilka tygodni.
Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na to, ile kosztuje system ERP, ale również na czas potrzebny na jego implementację. Exact ERP to jeden z łatwiejszych we wdrażaniu systemów na rynku. Proces trwa średnio 4 miesiące, a przy dużym zaangażowaniu zespołu i zastosowaniu standardowych rozwiązań może być skrócony nawet do 2-3 miesięcy. Dłuższe okresy implementacji (do ok. roku) mają związek przede wszystkim z zastosowaniem niestandardowych funkcji.
Artykuł zewnętrzny
