Od stycznia br. firma Rossmann, która ma 900 sklepów i zatrudnia 12 tys. osób, korzysta z systemu Comarch ECM do obsługi dokumentacji pracowników. Projekt E-teczki pracowniczej ma na celu wsparcie zarządzania dokumentacją i procesami HR-owymi w obliczu silnego wzrostu sieci i nowych zatrudnień na poziomie kilku tysięcy osób rocznie. Głównym efektem wdrożenia jest poprawa obsługi dokumentów pracowniczych i ich dostępności dla zainteresowanych osób, przy zapewnieniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Dzięki procesowi digitalizacji dokumentów, wyszukiwanie i obsługa kluczowych danych personalnych uległa znacznemu przyspieszeniu. W ramach dotychczas wdrożonych przez Comarch rozwiązań ECM przechowywanych jest 1,2 miliarda dokumentów.
– W związku z ciągłym rozwojem firmy i znacznym przyrostem sklepów i pracowników, dotychczasowe zarządzanie dokumentacją pracowników było zbyt skomplikowane i pracochłonne. Mamy obecnie 900 sklepów i zatrudniamy 12 tysięcy osób, dlatego szukaliśmy rozwiązania informatycznego, które ułatwi, przyspieszy i usprawni obsługę dokumentów – mówi Ilona Perużyńska-Zych, kierownik Działu Kadr i Płac w Rossmann.
W 2013 roku firma zdecydowała się na digitalizację dokumentacji pracowniczej i w ramach bieżących prac kadrowych przejście na wersję elektroniczną dotychczasowych teczek pracowniczych. Dokumenty papierowe są skanowane, segregowane i przechowywane w odpowiednio oznaczonych archiwach papierowych, co wspierane jest silnikiem workflow, który zapewnia pełną kontrolę i poprawność organizacji dokumentów papierowych w teczkach w archiwum.
– System Comarch ECM i możliwość organizacji dokumentów w dedykowane e-teczki pracownicze pomaga zarówno w zakresie kontroli samych dokumentów, jak i kluczowych informacji związanych z procesami HR, tj. odnawiania kontraktów, organizacji szkoleń, czy badań okresowych. Kierownicy otrzymują elektroniczny dostęp do dokumentacji swoich podwładnych, dzięki czemu czas oczekiwania na potrzebne informacje zmniejsza się nawet do kilku sekund – podkreśla Maciej Dudek, Business Solution Manager Comarch ECM – Dodatkowo w ramach modułu BPM, czyli Business Process Management, wdrożone zostało elektroniczne wsparcie dla kilku procesów HR, tj. przenoszenia teczek do statusu archiwalnego dla pracowników kończących zatrudnienie, aktualizacja danych osobowych, czy aktualizacja informacji związanych m.in. z karami porządkowymi.
System Comarch ECM w sieci Rossmann będzie używany docelowo przez ponad 200 użytkowników. Planowane jest wprowadzenie około 25 tysięcy teczek pracowniczych w najbliższych latach.
