Wielkimi krokami zbliża się KSeF, który w końcu stanie się obligatoryjny. Dla przedsiębiorców oznacza to przestawienie się na nowe zasady wystawiania faktur. Zakończy się możliwość wprowadzania zmian na dokumentach przed ich wysyłką do kontrahenta. Firmy będą dokładniej weryfikować faktury przed ich zatwierdzeniem. Problemy mogą pojawić się w mikrofirmach, które dotychczas nie korzystały z programów elektronicznych w tym celu. Ich właściciele mogą nauczyć się e-fakturowania, ale zabierze im to czas potrzebny do prowadzenia biznesu. Z kolei podmioty wystawiające już e-faktury raczej nie będą mieć problemów z przesyłaniem ich w KSeF. Ostatecznie sprawne korzystanie z tego systemu opłaci się firmom, bo przyspieszy otrzymywanie płatności za towary i usługi, choć nie wyeliminuje opóźnień.
Ostatni dzwonek
Część mediów podaje, że 1 kwietnia 2023 roku KSeF zacznie być obligatoryjny, ale właściwy termin dopiero wskaże rząd. Niemniej bez względu na to, kiedy ostatecznie korzystanie z niego będzie obowiązkowe, przedsiębiorcy dla własnego komfortu i bezpieczeństwa powinni zacząć w pełni się nim posługiwać najpóźniej 1 stycznia 2023 roku. Stabilny i jednorodny system podatkowy, działający od początku roku kalendarzowego, pozwoli na uniknięcie wielu pomyłek w późniejszych rozliczeniach. To oznacza, że zostało już tylko siedem miesięcy na przystosowanie się do zmian.
Przy wprowadzeniu nowego systemu mogą pojawić się dodatkowe zagrożenia, np. w postaci braku ciągłości numeracji faktur. Dlatego warto by już teraz podatnicy eliminowali tego typu problemy. W średnich i dużych firmach faktury sprzedaży mogą być wystawiane przez kilkanaście osób, które powinny zapoznać się z nowymi regulacjami, by uniknąć błędów, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.
Najtrudniej będzie wdrożyć zmiany tym, którzy wciąż stosują wyłącznie papierowe faktury. Podatnicy obecnie korzystający ze stale aktualizowanych systemów finansowo-księgowych, do których zostanie wprowadzony KSeF, dość szybko i łatwo poradzą sobie ze zmianą. Natomiast firmy planujące przenieść obowiązek wystawiania faktur na biura rachunkowe raczej muszą liczyć się z podwyżką opłat księgowych.
Zwiększenie opłat
Jeżeli biura zgodzą się na wystawianie faktur w imieniu klienta, zapewne zwiększą wartość swoich usług, co jest oczywiste z racji poszerzenia zakresu obowiązków i nakładu pracy. Wzrost kosztów może sięgnąć nawet 100% w przypadku mikrofirm. Duże i średnie przedsiębiorstwa nie powinny płacić drożej za obsługę systemów księgowych. KSeF nie będzie powodem zlecania wystawiania faktur biurom rachunkowym przez podmioty, które dotychczas tego nie robiły.
Podatnicy, którzy zdecydują się zlecić biurom rachunkowym usługę wystawiania faktur, będą musieli liczyć się z koniecznością dostarczenia im informacji o transakcjach i wszelkich innych danych, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia, np. umów czy protokołów. To może spowodować wydłużenie czasu transakcji. Dotyczyć to może wyłącznie mikrofirm, które miesięcznie nie wystawiają więcej niż kilka faktur. KSeF raczej tego nie zmieni.
Trzeba również podkreślić, że coraz częściej urzędnicy doszukują się nieprawidłowości w bieżącej dokumentacji księgowej, w tym podważają faktury wystawiane przez uczciwych podatników. Biura rachunkowe, obserwując tę sytuację, mogą niechętnie brać na siebie nowe obowiązki z racji uniknięcia nieprzyjemności związanych z ewentualnymi zeznaniami w charakterze świadków w tego typu sprawach. Dlatego należy wcześniej uzgodnić, czy podejmą się ich, a przypadku zgody – podpisać umowę dot. dodatkowej obsługi.
Dla niektórych mikrofirm wprowadzanie nowych obowiązków jest zawsze problematyczne. W związku z tym część z nich może przejść do szarej strefy lub w ogóle zrezygnować z prowadzenia biznesu. Niestety już od wielu lat widzimy zamykanie się mikrofirm, które nie radzą sobie z rosnącymi wymaganiami w ich otoczeniu prawnym. I nie chodzi tylko o przepisy z zakresu podatków, ale również dot. ochrony środowiska (BDO, raporty) czy danych osobowych (tzw. RODO).
Oczywiście właściciele mikrofirm mogą sami nauczyć się wystawiania faktur w KSeF. Jednak mniej doświadczonym osobom opanowanie nowych umiejętności i późniejsze e-fakturowanie może zajmować zbyt wiele czasu, potrzebnego na obsługę własnych klientów. W praktyce wiele będzie zależało od liczby wystawianych każdego dnia faktur. Mikrofirmy, które stać na opłacenie obsługi biura rachunkowego, powinny z niej korzystać.
Wybór programu
Trzeba również pamiętać o weryfikacji swoich programów do wystawiania faktur pod względem dostosowania ich do KSeF. Powinny one udostępniać możliwość przesyłania faktur do nowego systemu. Podatnik będzie miał wybór pomiędzy korzystaniem z jednego z komercyjnych narzędzi z wdrożonym Krajowym System e-Faktur a darmowym oprogramowaniem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Można przewidywać, że 99% podmiotów obecnie korzystających z komercyjnych rozwiązań zostanie przy nich, nie patrząc na możliwość obniżenia kosztów. W większości przypadków zadecyduje o tym wygoda i czas.
Podatnicy, pozostając przy dotychczasowych rozwiązaniach, nie będą bowiem musieli uczyć się nowego interfejsu programu udostępnianego przez Ministerstwo Finansów. Nie bez znaczenia jest także fakt, że firmy korzystające z programów komercyjnych mogą liczyć na wsparcie techniczne zapewniane przez licencjodawcę. To na pewno będzie również jednym z powodów, dla którego firmy ze zdecydowanie mniejszym entuzjazmem podejdą do przechodzenia na darmowe narzędzia udostępniane przez resort.
Szybsze rozliczenia?
W Polsce otoczenie prawnopodatkowe zdecydowanie nie sprzyja prowadzeniu biznesu. Wprowadzane systemy często są wadliwe. Dlatego każda zmiana podatkowa budzi wśród przedsiębiorców uzasadnione obawy. Niemniej w długoterminowej perspektywie ujednolicenie faktur i wprowadzenie KSeF powinno okazać się korzystne dla przepływu finansów w firmach, ponieważ skrócony zostanie czas obiegu faktur. Będą one od razu trafiały do księgowych, co umożliwi szybkie płacenie za towary lub usługi.
Aktualnie podatnik posiadający fakturę najczęściej jeszcze musi ją ręcznie wprowadzić do rejestru VAT. Po dostosowaniu systemów finansowo-księgowych do KSeF i pobraniu z niego faktur zakupu, a następnie zaimportowaniu ich do rejestrów VAT, praca w zakresie wysłania JPK_V7 do Urzędu Skarbowego powinna być łatwiejsza i szybsza niż obecnie. Zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy ww. system może stanowić ułatwienie w importowaniu faktur.
Nowy system nie zlikwiduje oczywiście problemów nieściągalnych zapłat za towary lub usługi, które wciąż będą ciążyły firmom. Zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury będą dostępne w narzędziu, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Jednak kontrahent, który chce celowo opóźnić płatność, nadal będzie mógł stosować różnego rodzaju wymówki.
Ponadto nie będzie możliwe dołączanie załączników do ustrukturyzowanych faktur. Natomiast w ich treści będzie można zawrzeć link do takiej dokumentacji. Informacje będzie można wpisać w polu „Dodatkowy opis” lub ewentualnie w stopce faktury. Podatnicy powinni dostosować się do tych zmian i np. załączniki do faktur wysyłać w odrębnej korespondencji do kontrahenta. Nie powinno to negatywnie wpływać na rozliczenia między stronami. Jednak sprawne i pewne poruszanie się w KSeF wymaga praktyki, którą warto rozpocząć jak najszybciej.
Autorem komentarza, jest doradca podatkowy Natalia Stoch-Mika
Przeczytaj także: SK&S: Rządowy projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie
