Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są następujące dowody źródłowe:
a) dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
b) dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
c) dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz firmy.
Kserokopia rachunku dokumentującego zakup nie jest dowodem źródłowym w myśl przytoczonego powyżej art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości przewiduje w art. 20 ust. 4 wyjątek: w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik firmy może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
