Wielu renomowanych franczyzodawców w Polsce i na świecie polega na Radzie Doradczej Franczyzy (RDF). Rada ta dostarcza praktycznych spostrzeżeń i zaleceń dla zespołów operacyjnych, a także menadżerów franczyzodawcy.
Jaki jest cel działania rady doradczej ds. franczyzy?
Rada ta składa się z wybranej grupy biorców, którzy przekazują rekomendacje i pomysły swojemu dawcy. Franczyzobiorcy (reprezentujący sklepy) i przedstawiciele franczyzodawcy (reprezentujący firmę macierzystą) czerpią korzyści z dzielenia się przemyśleniami w sposób równoważący potrzeby obu stron. Firma musi upewnić się, że jej marka i komunikaty docierają zgodnie z zamierzeniami do każdego sklepu, podczas gdy operatorzy placówek muszą czuć się dobrze z tymi komunikatami i sposobem ich realizacji. W przeciwnym razie rośnie rozdźwięk, co szkodzi relacji franczyzodawca-franczyzobiorca. Rada doradcza ds. franczyzy spotyka się kilka razy w roku, aby omówić sposoby poprawy tych relacji i zwiększenia zysków wszystkich stron. W radzie to franczyzobiorcy doradzają franczyzodawcy, co należy poprawić. Kiedy się spotykają, omawiają, gdzie brakuje wsparcia korporacyjnego i jakie zmiany należy wprowadzić. Tematy te mogą obejmować informacje zwrotne dotyczące: nowych technologii, zaopatrzenia, oferty produktowej czy inicjatyw marketingowych, a także tych związanych z zatrudnianiem. Z kolei franczyzodawcy mogą podjąć te działania w systemie franczyzowym, aby promować zmiany lub pomoc. Rezultatem tego mogą być nowe programy, technologie lub zasoby, które bezpośrednio odzwierciedlają potrzeby i postawy franczyzobiorców, ich pracowników oraz klientów. Chociaż nie każda rekomendacja musi być wdrażana, podjęcie prawdziwego wysiłku w celu zastosowania sugestii może wywołać w biorcach poczucie, że ich obecność w radzie jest czymś więcej niż tylko działaniem na pokaz. Taka grupa to także świetny sposób na poznanie i wzajemne inspirowanie się franczyzobiorców.
Jaka jest różnica między radą doradczą ds. franczyzy a stowarzyszeniem franczyzobiorców?
Rada doradcza franczyzy to grupa biorców wybranych przez ich wspólnego dawcę, utworzona w celu otwartej komunikacji i wspólnego rozwoju biznesu w danym systemie franczyzowym. Z drugiej strony, stowarzyszenie franczyzobiorców jest niezależną organizacją, która nie ma bezpośredniego związku z danym franczyzodawcą. Stowarzyszenia tego typu są czymś w rodzaju klubów, ponieważ składają się z franczyzobiorców z wielu różnych firm (a nawet branż). Podczas gdy rady mają wspólne cele i zrozumienie ze względu na wspólną działalność wszystkich członków, stowarzyszenia franczyzobiorców zapewniają ogólne najlepsze praktyki dla franczyzobiorców, aby odnieść sukces w swojej działalności, niezależnie od tego, jaka ona jest. Natomiast rady doradcze franczyzy zwykle obejmują topowych biorców z danego systemu, podczas gdy stowarzyszenia franczyzobiorców często składają się z tych, którzy próbują ulepszyć i rozwinąć działalność franczyzową ogółem. Rady składają się z osób mających sprawdzone praktyki, którymi mogą podzielić się ze swoim franczyzodawcą i innymi biorcami wewnątrz systemu.
Jak utworzyć radę doradczą franczyzobiorcy?
1. Ustalenie progu dla ustanowienia
Rady oferują najwięcej korzyści franczyzodawcom, którzy mają mało czasu i wielu biorców. Wartość rady zaczyna być odczuwalna po osiągnięciu minimalnej liczby biorców lub jednostek podlegających jednemu franczyzodawcy. Rady doradcze stają się przydatne, gdy zebranie wszystkich biorców w tym samym pomieszczeniu lub na tym samym spotkaniu zdalnym nie jest pomocne. Mając to na uwadze, należy ustalić próg liczby jednostek lub franczyzobiorców, którzy powinni funkcjonować w systemie franczyzodawcy, zanim będzie można utworzyć radę.
2. Opracowanie kryteriów członkostwa Rada nie powinna składać się z każdego biorcy – jest to przywilej, który ma być zarezerwowany dla osób odnoszących największe sukcesy. Dzieje się tak dlatego, że biorcy udowodnili swoją zdolność do prowadzenia dobrze prosperującej jednostki w ramach parametrów marki franczyzowej, a ich wkład i zalecenia mogą pomóc w poprawie słabo prosperujących jednostek, a także systemu. Dawca powinien określić jak będzie wyglądać grupa doradców, aby była reprezentatywna, np.:
• ilu franczyzobiorców wejdzie w skład rady, • jakie powinni osiągać wyniki i różne wzrosty,
• ilu zatrudniać pracowników, jak długo franczyzobiorcy będą zasiadać w zarządzie,
• reprezentacje poszczególnych obszarów geograficznych, na których działa system franczyzowy,
• jakie są zasady wyboru zarządu rady.
3. Komunikowanie oczekiwań lub porządku obrad
Spotkania rady powinny mieć jasny cel, częstotliwość spotkań i porządek obrad, oprócz nadrzędnej misji, jaką jest poprawa funkcjonowania systemu franczyzowego. Przed każdym spotkaniem franczyzobiorcy powinni być informowani o tym, co znajduje się w porządku obrad. Sesje muszą zawierać jasne oczekiwania dotyczące tego, co będzie omawiane i jaki jest cel. Dawać możliwość na zaprezentowanie tego, co mają do powiedzenia na temat strategii, planów marketingowych i wszystkiego, czego chcą na otwartym forum dyskusyjnym. Ponadto w tym czasie członkowie będą mieli okazję spotkać się i uczyć od siebie, aby dzielić się pomysłami i wspierać.
4. Plan dalszych działań
Franczyzobiorcy chcą wiedzieć, że ich czas i spostrzeżenia są cenione, a ich zalecenia – wdrażane w życie. Chociaż nie każda sugestia będzie (lub powinna być) implementowana, to podjęcie wysiłku w celu wdrożenia najlepszych pomysłów pomaga utrzymać silną radę, a nie sprawiać, że wydaje się ona formalnością. Po spotkaniach franczyzodawca powinien zebrać sugestie i ustalenia rady w odpowiedni plan działania, aby podzielić się nimi z menedżerami dawcy i innymi biorcami. Gwarantuje to, że głosy członków są słyszane, a ich pomysły przekazywane właściwym osobom.
Kto powinien być członkiem rady?
Pamiętaj, że rada doradcza ds. franczyzy nie jest otwarta dla wszystkich, którzy działają pod tym samym szyldem. Jest miejscem dla najlepszych aktywnych biorców.
Idealny franczyzobiorca w radzie
Niektóre kryteria wyboru franczyzobiorców zasługujących na miejsce w radzie obejmują:
• okres działania we franczyzie, a zatem doświadczenie – osoby te prawdopodobnie przetrwały różne trudności ekonomiczne, nawiązały zdrowe relacje z dawcą i udowodniły, że potrafią utrzymać swoją działalność pomimo trudności,
• liczbę posiadanych lokalizacji – multibiorcy mają większe doświadczenie.
Podczas, gdy powyższe kryteria określają, co jest potrzebne, aby zostać stałym członkiem (lub pełnić „pełną kadencję”), rada może również akceptować członków rotacyjnych w oparciu o temat (bądź tematy) w porządku obrad lub potrzeby firmy. Niektóre pomysły na rotacyjnych członków lub gości mogą obejmować: konsultantów, ekspertów, przedstawicieli dawcy, a także pracowników biorców czy pozostałych franczyzobiorców, którzy mogą otrzymać jednorazowy wstęp na spotkanie, aby sprawdzić, czy dobrze pasują do miejsca w zarządzie.
Czynniki wpływające na sukces Franczyzowej Rady Doradczej
Największym czynnikiem wpływającym na sukces rady jest komunikacja. Spotkania stanowią otwarte forum komunikacji między franczyzobiorcami, a ich przemyślenia powinny być następnie przekazywane franczyzodawcy. Im bardziej przejrzysty jest proces i wytyczne dotyczące komunikacji, tym większego sukcesu może spodziewać się rada. Inne wskaźniki pomyślnych wyników rady mogą obejmować zadowolenie członków i frekwencję, odsetek pomysłów uznanych przez dawcę oraz zmianę zysków/ przychodów czy poziomu zadowolenia biorców po spotkaniach rady.
Wartość dodana dla franczyzobiorców
Franczyzodawcy są pośrednikami między franczyzobiorcami a korporacją, a rady zapewniają im wyraźną linię komunikacji z osobami odpowiedzialnymi. Franczyzobiorcy, zrzeszeni i wspierani przez swojego franczyzodawcę, mogą przekazywać właściwym osobom informacje zwrotne na temat kampanii marketingowych, potrzeb technologicznych, a nawet brandingu korporacyjnego. Idealnie byłoby, gdyby te komentarze spowodowały efekt spływania w dół, który odzwierciedlałby ich potrzeby i opinie. Ostatecznie zmiany te mogą pomóc franczyzobiorcom odczuć większą odpowiedzialność i poczuć się bardziej właścicielami swoich placówek. Warto podkreślić, że franczyzowe rady doradcze dają franczyzobiorcom głos w procesie decyzyjnym. Udział ten może być wykorzystany do pomocy w prowadzeniu franczyzodawcą w określonym kierunku, który traktuje franczyzobiorców sprawiedliwie i pomaga zapewnić im najlepszą pozycję rynkową do osiągnięcia sukcesu na poziomie jednostki. Wartość rad doradczych dla franczyzodawców jest dwutorowa.
Po pierwsze, stanowią one forum, na którym odnoszący sukcesy biorcy mogą dzielić się swoją wiedzą – potwierdzając swoje doświadczenie, udzielając franczyzodawcom porad mających na celu usprawnienie działalności i podnosząc ich morale. Po drugie, pomagają w przekazywaniu najistotniejszych komentarzy, obaw i trendów od tych franczyzobiorców do firmy macierzystej. Ponownie, pomaga to dawcy opracowywać kampanie i inicjatywy w przyszłości, które mogą przynieść lepsze wyniki, co również poprawia rentowność poszczególnych lokalizacji. Franczyzowe rady doradcze zmieniają franczyzy w zjednoczony front na rzecz zmian, informacji zwrotnych i kierunku. Warto zaznaczyć, iż przy setkach (jeśli nie tysiącach) lokalizacji, dawca może być ślepy na potrzeby konkretnego regionu, kryzys kadrowy czy niedostosowanie działań promocyjno-marketingowych lub inne kwestie, które można po prostu rozwiązać dzięki lepszej komunikacji.
Istotnym jest fakt, iż rada doradcza ds. franczyzy jest jednym z najlepszych narzędzi do uzyskiwania kluczowych informacji potrzebnych franczyzodawcy do utrzymania się na ścieżce wzrostu i harmonii ze swoimi franczyzobiorcami. Rady zapewniają zorganizowany sposób, w jaki biorcy mogą dzielić się swoimi przemyśleniami, być doceniani za swoje sukcesy i tworzyć silniejszą więź ze swoim dawcą, a także innymi biorcami. Grupy te mogą pomóc firmom, franczyzodawcom i franczyzobiorcom w osiągnięciu zarówno natychmiastowego, jak i długoterminowego wzrostu wartości i prowadzeniu bardziej dochodowego przedsięwzięcia.
źródło: Poradnik Handlowca
Autor: Dr Marta Ziółkowska, SGH
